Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

En PROFLUX S.A.S. ("PROFLUX", "nosotros") respetamos la privacidad de todas las personas cuyos datos tratamos. Esta política aplica a todo el tratamiento de datos personales que realiza PROFLUX, y no únicamente al que se origina en nuestro sitio web. En particular cubre:

• los datos que recibimos a través del sitio www.pro-flux.com, los formularios, WhatsApp, correo y teléfono, y las cookies (secciones 2 a 5);
• las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia de las lavanderías que operamos (sección 6);
• los datos de empleados, candidatos, clientes y proveedores vinculados a nuestra operación (sección 7).

En cada caso explicamos qué datos recolectamos, con qué finalidad, cuánto tiempo los conservamos, cómo los protegemos y cuáles son tus derechos como titular de la información.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: PROFLUX S.A.S.
• NIT: 901.722.167-8
• Dirección: Carrera 13 Nº 26-30, Bogotá D.C., Colombia
• Correo: info@pro-flux.com
• Teléfono: +57 312 539 1705

2. Qué datos recolectamos a través del sitio y los canales de contacto

Esta sección y las tres siguientes se refieren a los datos que recibimos por el sitio web y nuestros canales de contacto. El tratamiento asociado a la videovigilancia y al personal, los clientes y los proveedores se describe en las secciones 6 y 7.

a) Datos que nos proporcionas directamente — cuando completas un formulario o nos contactas por WhatsApp, correo o teléfono:

• Nombre y apellidos
• Empresa y cargo
• Teléfono y/o WhatsApp
• Correo electrónico
• El contenido del mensaje o solicitud que nos envías

b) Datos de navegación (solo si aceptas las cookies analíticas) — información técnica y de uso de forma agregada y no identificable: páginas visitadas, tiempo en el sitio, tipo de dispositivo y navegador, ciudad aproximada, y origen de la visita (buscador, red social o campaña). La dirección IP se procesa anonimizada. No usamos estos datos para identificarte personalmente.

3. Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y diagnósticos.
• Contactarte y dar seguimiento comercial a tu solicitud.
• Gestionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSF).
• Enviarte información sobre productos y servicios relacionados, cuando lo hayas autorizado.
• Medir y mejorar el funcionamiento del sitio (analítica web anónima).

4. Autorización y base legal

El tratamiento de tus datos se realiza con base en la autorización previa, expresa e informada que otorgas al marcar la casilla de aceptación en nuestros formularios, al aceptar las cookies, o al contactarnos voluntariamente. Puedes revocar esta autorización en cualquier momento (ver sección 10).

5. Cookies y tecnologías similares

Una cookie es un pequeño archivo que se guarda en tu dispositivo para recordar información. Clasificamos las cookies así:

• Esenciales: necesarias para el funcionamiento básico del sitio. No requieren consentimiento.
• Analíticas (no esenciales): nos ayudan a entender de forma agregada cómo se usa el sitio para mejorarlo.

No activamos ninguna cookie analítica hasta que la aceptes. Al ingresar verás un aviso donde puedes Aceptar o Rechazar. Mientras no aceptes, el consentimiento permanece denegado por defecto (modo de consentimiento de Google, Consent Mode).

Cookie	Proveedor	Finalidad	Duración
_ga	Google Analytics	Distinguir usuarios de forma anónima	Hasta 2 años
_ga_<ID>	Google Analytics	Mantener el estado de la sesión	Hasta 2 años

Puedes cambiar o revocar tu decisión cuando quieras con el botón de abajo, o eliminando las cookies desde la configuración de tu navegador.

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6. Videovigilancia en las lavanderías que operamos

PROFLUX administra lavanderías institucionales dentro de las instalaciones de sus clientes y en sus propias sedes. En las áreas de la lavandería a su cargo, PROFLUX instala y opera un sistema de videovigilancia (CCTV) de su propiedad. PROFLUX es el responsable del tratamiento de las imágenes que este sistema capta: los equipos, las grabaciones y su administración son suyos, aun cuando la lavandería funcione dentro de las instalaciones de un cliente.

a) Finalidad. Las imágenes se captan únicamente para:

• Control operativo del proceso: verificar el cumplimiento de los procedimientos de clasificación, lavado, secado, planchado y empaque, y sustentar acciones de mejora y capacitación.
• Seguridad y trazabilidad de las prendas: proteger la ropa y el inventario a nuestro cargo, y apoyar la investigación de faltantes, cambios, daños o reprocesos.
• Seguridad de las personas y los bienes en las áreas de trabajo, incluida la prevención e investigación de incidentes y accidentes.
• Comunicación operativa en tiempo real con el personal de la lavandería, a través de la función de intercomunicador descrita en el literal c).

b) Áreas cubiertas. Las cámaras se instalan en zonas de proceso y circulación: recepción y clasificación de ropa sucia, área de lavado y secado, planchado y doblado, almacenamiento y despacho de ropa limpia, y accesos. No se instalan cámaras en baños, vestieres, zonas de casilleros, áreas de descanso ni en ningún espacio destinado a la intimidad de las personas.

c) Audio: función de intercomunicador, sin grabación. Las cámaras cuentan con micrófono y altavoz. PROFLUX los utiliza únicamente como intercomunicador, es decir, para escuchar y hablar en tiempo real con el personal de la lavandería desde la aplicación de monitoreo —por ejemplo, para dar una instrucción operativa o advertir una situación de riesgo—. La grabación de audio permanece desactivada: los registros almacenados en la tarjeta de memoria contienen imagen únicamente, sin sonido. PROFLUX no graba, no conserva ni reproduce posteriormente las conversaciones que ocurren en la lavandería, y no utiliza esta función para escuchar conversaciones privadas del personal. El uso del intercomunicador se informa a los trabajadores en la inducción y mediante los avisos del literal f).

d) Dónde se almacenan y por cuánto tiempo. Las imágenes se graban en una tarjeta de memoria microSD instalada dentro de cada cámara. Cuando la tarjeta se llena, el propio equipo sobrescribe automáticamente los registros más antiguos, de modo que el histórico disponible es de aproximadamente quince (15) días calendario. Transcurrido ese lapso la imagen deja de existir y no es posible recuperarla. Este término es proporcional a las finalidades descritas: las inconsistencias del servicio —faltantes, cambios de ropa, daños o reprocesos— se detectan y se reclaman dentro de los días siguientes a la entrega, de modo que conservar las imágenes por más tiempo no sería necesario para los fines que las justifican. Solo se conserva un registro por más tiempo cuando, dentro de esos quince días, se exporte como soporte de una investigación interna, una reclamación, un requerimiento de autoridad competente o un proceso administrativo o judicial; el archivo exportado se guarda entonces en un medio de acceso restringido de PROFLUX y únicamente mientras dure ese trámite.

e) Acceso restringido y monitoreo remoto. Las cámaras permiten la visualización en tiempo real a través de internet desde la aplicación del fabricante. Ese acceso está limitado al personal de PROFLUX expresamente autorizado (dirección de operaciones y el responsable del sitio), mediante cuentas individuales protegidas con contraseña, que se desactivan cuando la persona deja el cargo. Las cámaras y sus tarjetas de memoria permanecen bajo custodia de PROFLUX en áreas de acceso controlado. Las imágenes no se publican ni se difunden. Solo se entregan o se exhiben a un tercero en dos casos: al cliente en cuyas instalaciones operamos, cuando un registro puntual sea necesario para sustentar la investigación de un faltante, un daño o un incidente relacionado con su ropa o sus instalaciones; y a las autoridades competentes, cuando medie orden o requerimiento legal. En ambos casos la entrega se limita al registro pertinente, deja constancia escrita y no implica acceso permanente del tercero al sistema.

f) Información previa. La existencia del sistema se informa mediante avisos visibles ubicados en los accesos y en las áreas videovigiladas, que identifican a PROFLUX como responsable, advierten que las cámaras cuentan con micrófono y altavoz para comunicación en tiempo real y que el audio no se graba, y remiten a esta política. La misma información se entrega a los trabajadores en la inducción.

g) Derechos. Toda persona que aparezca en las grabaciones puede ejercer los derechos de la sección 10 por los canales allí indicados. Dado que la memoria se sobrescribe sola, las solicitudes relacionadas con imágenes deben presentarse lo antes posible y en todo caso dentro de los quince (15) días siguientes al hecho; pasado ese lapso la grabación ya no existe y no podemos entregarla. Al atenderlas adoptamos las medidas necesarias para proteger los derechos de los terceros que aparezcan en la misma imagen.

7. Empleados, candidatos, clientes y proveedores

Además de los datos del sitio web, PROFLUX trata datos personales derivados de su actividad empresarial, así:

a) Candidatos en procesos de selección. Hoja de vida, datos de identificación y contacto, formación, experiencia, referencias laborales y personales, y los resultados de las pruebas y verificaciones que el candidato autorice. Finalidad: evaluar la idoneidad para el cargo y adelantar el proceso de selección. Conservamos las hojas de vida de candidatos no seleccionados hasta por un (1) año para considerarlos en futuras vacantes, salvo que soliciten su supresión.

b) Empleados y personal vinculado. Datos de identificación y contacto, datos de familiares y beneficiarios, información de nómina, retenciones y cuenta bancaria para el pago, afiliaciones y novedades de seguridad social (EPS, AFP, ARL y caja de compensación), incapacidades, certificados y exámenes médicos ocupacionales, registros de dotación, capacitación y seguridad y salud en el trabajo, control de acceso y de turnos, evaluaciones de desempeño y actuaciones disciplinarias. Finalidades: ejecutar y administrar el contrato de trabajo y cumplir las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, contables y de seguridad y salud en el trabajo que nos imponen las normas vigentes, así como acreditar ante nuestros clientes el cumplimiento de dichas obligaciones respecto del personal asignado a su operación.

c) Clientes y proveedores. Tratándose de personas naturales, o de las personas de contacto de personas jurídicas: nombre, documento o NIT, cargo, datos de contacto, e información comercial, tributaria y bancaria necesaria para la facturación, el pago y el cumplimiento del contrato. Finalidades: ejecutar la relación contractual, facturar y recaudar, atender requerimientos de las autoridades tributarias y de control, y gestionar la relación comercial. Estos datos se conservan durante la vigencia de la relación y, después, por el término de conservación de los libros y papeles del comerciante y los plazos tributarios aplicables.

d) Datos sensibles. Algunos de los datos anteriores —en particular los relacionados con la salud del trabajador y los datos biométricos, cuando se utilicen para el control de acceso— tienen el carácter de datos sensibles. Su tratamiento se realiza con autorización previa y expresa del titular o en los casos en que la ley lo autoriza o exige, se limita a las finalidades aquí descritas y está sujeto a medidas reforzadas de seguridad y acceso. Ninguna persona está obligada a autorizar el tratamiento de datos sensibles, ni a responder preguntas sobre ellos, salvo cuando la ley disponga lo contrario.

e) Encargados del tratamiento. Para estas finalidades podemos apoyarnos en terceros que actúan como encargados —operadores de nómina y seguridad social, software contable y de gestión, proveedores de servicios de tecnología y almacenamiento en la nube, y asesores externos—, vinculados por contrato y obligados a la confidencialidad y a tratar los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y a esta política.

8. Transferencia internacional

La analítica del sitio la presta Google LLC (Estados Unidos), que puede procesar datos de navegación de forma agregada y anónima en sus servidores, bajo sus propias condiciones y estándares de seguridad. No transferimos a terceros los datos personales que nos envías por los formularios, salvo obligación legal.

En cuanto a la videovigilancia (sección 6): las grabaciones permanecen en la tarjeta de memoria de cada cámara, en Colombia, y no se alojan en la nube. Sin embargo, la visualización en tiempo real a través de internet y la función de intercomunicador se realizan mediante la aplicación del fabricante de los equipos, por lo que la señal de imagen y sonido y los datos de la cuenta pueden transitar por servidores de ese proveedor ubicados fuera de Colombia, bajo sus propias condiciones de servicio y estándares de seguridad. PROFLUX limita ese acceso a cuentas individuales de personal autorizado y no habilita funciones de almacenamiento en la nube del fabricante.

9. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Cuando dejen de ser necesarios, se suprimen de forma segura. Los plazos específicos de las grabaciones de videovigilancia (aproximadamente 15 días, por sobrescritura automática de la memoria) y de los datos de candidatos, empleados, clientes y proveedores se indican en las secciones 6 y 7.

10. Tus derechos como titular

Estos derechos aplican a todos los tratamientos descritos en esta política, incluidas las grabaciones de videovigilancia y los datos de candidatos, empleados, clientes y proveedores. Conforme a la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer los datos que tenemos sobre ti y cómo los tratamos.
• Actualizar y rectificar tus datos cuando sean inexactos o estén incompletos.
• Suprimir tus datos cuando el tratamiento no se ajuste a la ley.
• Revocar la autorización otorgada.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para ejercerlos, escríbenos a info@pro-flux.com indicando tu solicitud, identificación y un canal de contacto. Atenderemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de ley.

11. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido.

12. Menores de edad

Este sitio y nuestros servicios están dirigidos a empresas y personas mayores de edad. No recolectamos de forma consciente datos de menores.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales u operativos. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su fecha de última actualización.